Dein eigenes KI-Betriebssystem
vom einfachen Start bis zur täglichen Superpower

Die gute Nachricht vorweg: Es gibt nichts zu installieren. Dein Konto gerrit@flowphase.ai existiert schon, ist bezahlt, und alles Nötige steckt drin. Kaputtmachen kannst du nichts — der schlimmste Fall ist ein Klick an der falschen Stelle, und das ist eine Nachricht an uns, keine Krise.

1. Einloggen — öffne gemini.google.com und melde dich mit gerrit@flowphase.ai an. Wichtig: genau dieses Konto, nicht ein privates Google-Konto — der Firmen-Account hat den Datenschutz-Rahmen (deine Eingaben werden nicht fürs KI-Training genutzt), und alles ist bereits enthalten: 0 € extra. Ob das richtige Konto aktiv ist, siehst du oben rechts am Profilbild.
2. Deinen Ordner anlegen — öffne drive.google.com (gleiches Konto!) und leg per + Neu → Ordner einen Ordner „Mein KI-OS" an. Darin fünf Unterordner: notizen, aufgaben, projekte, vorlagen, marke. Das ist dein Schreibtisch — noch leer, genau richtig.
3. Das Starter-Interview führen — kopier die Vorlage unten, füg sie bei Gemini ein und schick sie ab. Gemini stellt dir sechs freundliche Fragen, eine nach der anderen. Antworte einfach ehrlich — es geht um dich, nicht um Technik.
4. Dein Briefing-Doc anlegen — am Ende liefert Gemini deinen fertigen Briefing-Text. Klick unter der Antwort auf Teilen & exportieren → In Docs exportieren: Daraus wird ein Google Doc. Nenn es „Mein Briefing" und verschieb es in deinen Ordner „Mein KI-OS" — das geht direkt im Doc: Klick auf das kleine Ordner-Symbol neben dem Titel → „Mein KI-OS" auswählen. (Alternativ: Text markieren, kopieren, in ein neues Doc einfügen — gleicher Effekt.)
5. Dein erstes Gem bauen — klick in Gemini links auf Gems (bzw. „Gem erstellen"). Name: „Mein Assistent". In das Anweisungsfeld schreibst du: „Du bist mein persönlicher Assistent. Halte dich immer an mein Briefing (angehängt): mein Ton, meine Regeln, meine Jobs. Antworte kurz und auf Deutsch." Dann häng dein Briefing-Doc als Wissensdatei an und speichere. Ab jetzt startest du Arbeits-Gespräche einfach in diesem Gem — und erklärst dich nie zweimal.
6. Gib deinem Assistenten den Kontext dieser Seite — kopier die Adresse dieser Seite (oben im Browser) und sag ihm im ersten Gespräch: „Hier ist mein Lernpfad: [Adresse einfügen] — lies ihn, das ist der ganze Zusammenhang." Dann kennt er von Anfang an die Arbeitsweise, die Ordner und alle Missionen. (Falls Gemini die Adresse nicht öffnen kann: kein Problem — lass den Schritt einfach weg. Der Lernpfad erklärt dir jede Mission ohnehin selbst.) Wichtig: Er bleibt dein Trainingspartner, kein Autopilot — er begleitet dich Schritt für Schritt, statt dir alles abzunehmen. So baust du das Verständnis selbst auf.

Du bist mein persönlicher Assistent und hilfst mir, mein
KI-Betriebssystem aufzubauen. Interview mich zuerst —
sechs Fragen, EINE pro Nachricht:
1. Meine Rollen und Jobs: Was mache ich beruflich, was daneben?
2. Meine wiederkehrenden Aufgaben: Was kostet am meisten Zeit
   oder Nerven?
3. Mein Ton: Wie schreibe und rede ich? (kurz/förmlich/direkt …)
4. Meine Regeln: Was darf nie passieren? (z. B. nichts selbst
   versenden, keine Kundendaten von Auftraggebern)
5. Meine Werkzeuge und Ablagen: Womit arbeite ich täglich?
6. Mein Ziel für die nächsten 3 Monate.

Mach mir am Ende daraus ein kompaktes Briefing mit den
Abschnitten „Wer ich bin", „Meine Jobs", „Wie wir arbeiten"
und „Hausregeln". Ich exportiere es als Google Doc
„Mein Briefing".

✓ Fertig wenn: dein Gem „Mein Assistent" existiert und dir in einem neuen Gespräch in diesem Gem auf die Frage „Was weißt du über mich?" deine Jobs und Regeln nennt.

Warum zuerst: Bevor du einem Werkzeug vertraust, musst du wissen, wie es scheitert. Nicht als Warnung in einem Handout — einmal selbst gesehen. Wer das erlebt hat, prüft danach automatisch an den richtigen Stellen.

1. Frag etwas, das du selbst beurteilen kannst — dein Fachgebiet, deine Region, dein Markt.
2. Prüf jede Antwort gegen das, was du weißt.
3. Achte auf den Tonfall: Klingt die falsche Antwort anders als die richtige? (Meist nicht. Genau das ist der Punkt.)

Beantworte mir folgende Frage aus meinem Fachgebiet so präzise
wie möglich, inklusive Quellenangabe: [deine Frage]

Sag mir danach ehrlich, wie sicher du dir bei jedem Teil der
Antwort bist und woran ich das erkennen kann.

✓ Fertig wenn: du mindestens eine Antwort gefunden hast, die überzeugend klang und falsch war.

Warum: Die Frage ist nicht ob du KI nutzt, sondern was du reinkippst. Wenn dir niemand eine Regel gegeben hat, brauchst du deine eigene — sonst entscheidest du das jedes Mal spontan, meist wenn es schnell gehen muss.

1. Geh deine letzten Anfragen durch: Was steckte an Daten drin — Namen, Preise, interne Zahlen?
2. Lass sortieren (Vorlage unten) und widersprich, wo dein Bauchgefühl anders ist.
3. Schreib das Ergebnis als kurze Regel in dein Briefing-Doc — das hast du in Mission 0 angelegt. Drei Zeilen reichen.

Ich arbeite als [Rolle] und habe täglich mit diesen Daten zu tun:
[Liste]

Sortiere sie danach, was ich bedenkenlos in ein KI-Werkzeug geben
kann, was nur anonymisiert, und was gar nicht — jeweils mit
Begründung. Wo du unsicher bist, sag es mir deutlich.

✓ Fertig wenn: du bei der nächsten Anfrage ohne Nachdenken weißt, was draußen bleibt.

Warum: Wer nicht weiß, wo KI trägt, probiert sie überall — und ist nach drei Enttäuschungen wieder raus. Diese Übung spart dir die Enttäuschungen und ist gleichzeitig die Brücke in den eigentlichen Pfad: Was hier grün wird, baust du gleich als Erstes.

1. Aufgaben sammeln — ruhig banal, gerade das Wiederkehrende zählt.
2. Ampeln setzen lassen: 🟢 kann die KI weitgehend · 🟡 hilft zu, du entscheidest · 🔴 Finger weg.
3. Bei jedem Roten kurz fragen: warum eigentlich? Manchmal ist die Antwort gut, manchmal nur Gewohnheit.

Hier ist meine typische Arbeitswoche als [Rolle]:
[Liste der Aufgaben]

Ordne jede Aufgabe einer Ampel zu — grün, gelb, rot — und
begründe jede Einordnung. Nenn mir dann die drei Aufgaben, bei
denen sich der Einstieg für mich am meisten lohnt.

✓ Fertig wenn: du drei Aufgaben benennen kannst, bei denen du diese Woche anfängst — und mindestens eine rote, die du bewusst lässt.

Warum: Die meisten nutzen längst mehr KI-Werkzeuge, als ihnen bewusst ist — im Browser, im Handy, in irgendeinem Abo. Wer die eigene Liste kennt, kann bewusst entscheiden. Wer sie nicht kennt, entscheidet trotzdem, nur unbewusst.

1. Werkzeuge sammeln: wofür, mit welchen Daten, seit wann.
2. Dahinter: wo bist du unsicher, ob das so in Ordnung ist?
3. Aus den Unsicherheiten wird deine Fragenliste — für Auftraggeber, Partner oder deinen Steuerberater.

Ich nutze bei der Arbeit folgende KI-Werkzeuge: [Liste],
für [Zwecke].

Mach mir daraus zwei Dinge: eine Übersicht für mich selbst,
und eine kurze Liste konkreter Fragen, die ich klären sollte —
zu Freigaben, Datenschutz und Verantwortung.

✓ Fertig wenn: du eine Übersicht für dich hast und drei Fragen, die du stellen wirst.

Warum zuerst: Es dauert 30 Sekunden und zahlt sich sofort aus. Nach einem Vormittag Telefonieren oder einem Einsatz vor Ort geht erfahrungsgemäß am meisten unter — genau da setzt der erste Handgriff an. (Die Ergebnisse der FlowPhase-Anrufe erfasst du weiter im Sales Hub — hier geht es um deine eigenen losen Enden drumherum.)

1. Nach dem Telefonieren einfach abladen, was da ist: rohe Notizen, diktierte Halbsätze, Zettel-Chaos — direkt in den Chat mit deinem Gem tippen oder diktieren. Stichworte reichen. Je wüster die Vorlage, desto eindrucksvoller das Ergebnis.
2. Den Mitarbeiter die Aufgaben herausziehen lassen (Vorlage unten)
3. Das Ergebnis kritisch lesen — du bleibst der Redakteur. Wenn etwas nicht stimmt, sag es ihm; aus der Korrektur lernt er. Dann über „In Docs exportieren" als Doc sichern und in deinen Ordner aufgaben verschieben.

Mach mir aus meinen Notizen von heute eine saubere Aufgabenliste.
- eine Zeile pro Aufgabe, mit Frist (falls genannt)
- ein eigener Abschnitt „Warten auf andere"
- ein Abschnitt „Ins Sales Hub übertragen" für alles,
  was dorthin gehört (nur als Erinnerung — keine Details hier)
- oben kurz „Getroffene Entscheidungen"

[hier die Notizen einfügen oder eindiktieren]

✓ Fertig wenn: du Notizen aus 3 echten Tagen in Aufgabenlisten verwandelt hast.

Warum: Bis jetzt war der KI-Arbeitsplatz ein Werkzeug. Diese Mission macht ihn zum Ritual — und Rituale sind das, was bleibt. Fünf Minuten am Montag, und die Woche hat eine Form statt einer Warteschlange. Bei deinem Mix — Callblöcke für FlowPhase, Einsätze bei den Dienstleistungsjobs, Bewerbungen nebenher — ist genau das Gold wert.

1. Montagmorgen, Kaffee in der Hand: alles abladen, was ansteht — Callblöcke, Einsätze, Bewerbungsfristen, Sorgen, das Ding von Freitag. Unsortiert ist ausdrücklich erwünscht.
2. Einen strukturierten Wochenplan erstellen lassen (Vorlage unten)
3. Als Doc „Wochenplan" exportieren und in notizen legen. Nächsten Montag hängst du ihn an und fragst: „Vergleich mit letzter Woche — was ist liegengeblieben, was nehmen wir mit?" Dieser Vergleich ist der Moment, in dem es sich zum ersten Mal nach Magie anfühlt.

Es ist Montag. Hier ist alles, was mir für diese Woche im Kopf herumgeht, unsortiert.
Mach daraus einen Wochenplan:
- Top-3-Prioritäten (leg dich fest — ich korrigiere dich, wenn nötig)
- ein Vorschlag pro Tag: wann Callblöcke, wann Einsätze, wann
  Bewerbungen — rund um die festen Termine, die ich dir hier nenne
- ein Abschnitt „Nicht diese Woche" — festgehalten, aber aus dem Kopf

[Gedanken hier abladen]

✓ Fertig wenn: du zwei Wochen so gestartet hast.

Warum: Ein sauberes Schreiben aufzusetzen ist langsam. Zu wissen, was drinstehen soll, ist schnell. Trenn die beiden Jobs: Du lieferst die Absicht, der Mitarbeiter liefert den ersten Entwurf — und der erste Entwurf ist immer der teure Teil. Für deine Kunden-Follow-ups nach Telefonaten gilt dabei: Die FlowPhase-Vorlagen aus dem Playbook bleiben die Quelle — dein System hilft dir, sie auf den einzelnen Betrieb zu personalisieren, statt jedes Mal bei der Blanko-Vorlage zu starten. Und genauso für Bewerbungs-Anschreiben oder Mails an deine Auftraggeber.

1. Gib die Zutaten: die passende Playbook-Vorlage (einfügen oder anhängen) plus deine Stichpunkte — was war im Gespräch, was soll danach passieren?
2. Einen Entwurf in deinem Ton anfordern — das Briefing kennt ihn. Wenn der Ton nicht sitzt: einmal korrigieren („verbindlicher", „direkter") und die Korrektur später ins Briefing-Doc übernehmen.
3. Redigieren, dann wie gewohnt selbst versenden. Die KI versendet nie etwas — das ist Hausregel.

Entwirf mir eine Follow-up-Mail, in meinem üblichen Ton (siehe Briefing).
Basis-Vorlage: [Playbook-Vorlage hier einfügen — sie bleibt die Grundlage,
personalisier sie nur]
An: [Betrieb + was im Gespräch war]
Ziel: [was soll nach dem Lesen passieren]
Besonderheiten aus dem Gespräch:
- [Punkt 1]
- [Punkt 2]
Kurz und verbindlich — ich redigiere vor dem Versand.
Gib mir zwei Varianten für die Betreffzeile.

✓ Fertig wenn: 3 Schreiben rausgegangen sind, die als Entwurf vom Mitarbeiter gestartet sind.

Warum: Dein Briefing aus Mission 0 enthält schon eine Kurzfassung deines Tons — genug für den Anfang. Jetzt machst du daraus ein richtiges Stil-Kit: wie du schreibst, welche Formulierungen typisch für dich sind, was du nie sagen würdest. Das ist kein Nice-to-have — es ist der Unterschied zwischen „von der KI" und „von dir". Es wirkt in jedem Follow-up, jeder Mail an Auftraggeber und jedem Bewerbungsanschreiben. (Für FlowPhase-Material gilt: Look und Wortlaut kommen aus dem Playbook — dein Stil-Kit regelt deine Stimme drumherum.)

1. Sammle Material in deinem Ordner marke: zwei, drei Mails, auf die du stolz bist, ein Bewerbungsanschreiben, das gut ankam — und falls du für deine Dienstleistungsjobs einen eigenen Auftritt hast (Logo, Flyer), auch das.
2. Häng das Material an und lass den Mitarbeiter daraus ein Stil-Kit bauen (Vorlage unten). Ergebnis als Doc „Stil-Kit" exportieren und in marke legen.
3. Prüf es kritisch und korrigier: „der Ton ist zu förmlich", „so würde ich nie schreiben". Aus jeder Korrektur lernt es.

Hier sind Texte von mir, die meinen Ton gut treffen [anhängen/einfügen].
Bau mir daraus ein Stil-Kit:
- mein Tonfall in 5 Wörtern + je 2 Beispiele „so ja / so nein"
- typische Formulierungen von mir, die du wiederverwenden darfst
- Do's & Don'ts fürs Texten (was ich nie sagen würde)
- Unterschiede je Anlass: Kunden-Follow-up / Auftraggeber /
  Bewerbung
Unsicheres mit [?] markieren statt raten. Zeig mir dann, was du
hast — ich korrigiere. Ich exportiere es als Doc „Stil-Kit".

✓ Fertig wenn: dein Stil-Kit steht und ein erster Entwurf sichtbar nach dir klingt.

Warum: Das ist der erste Auftrag, bei dem der Mitarbeiter mehrere deiner Docs auf einmal liest und daraus etwas Größeres baut — eine Wochen-Übergabe, ein Angebots-Gerüst für einen Reinigungsauftrag, ein sauberes Protokoll. Genau hier spürst du den Unterschied zum anonymen Chat: Er hat deinen Kontext, weil dein Kontext im Ordner liegt.

1. Nimm etwas Echtes, das ohnehin ansteht: eine Wochen-Übergabe für Jan, ein Angebots-Gerüst für einen eigenen Auftrag, eine saubere Zusammenfassung deiner Woche.
2. Häng dein Material an: die Tagesnotizen-Docs der Woche aus notizen (mehrere auf einmal geht).
3. Lass eine strukturierte erste Version bauen — dann forme sie im Dialog: „Abschnitt 2 zu lang", „die Zahlen je Tag ergänzen", „Schluss selbstbewusster". Am Ende als Doc exportieren und in den Ordner legen.

Hier sind meine Notizen zu [Woche / Auftrag / Thema] — angehängt.
Mach eine erste Version einer [Wochen-Übergabe / eines
Angebots-Gerüsts / eines Protokolls]:
- klare Kapitel-Überschriften
- alles, wo du unsicher bist, mit [?] markieren statt raten
- stell mir zuerst deine 3 nützlichsten Fragen
Ich exportiere das Ergebnis dann als Doc in meinen Ordner.

✓ Fertig wenn: ein echtes Dokument rausgegangen ist, das in deinem KI-OS begonnen hat.

Warum: Inzwischen ist dir was aufgefallen — Antworten zu lang, falsche Annahmen, Kontext, den er immer wieder verpasst. Die meisten murren und erklären neu. Du reparierst es an der Quelle: im Briefing-Doc. Das ist der eigentliche „Betriebssystem"-Handgriff: Das System wird besser, weil du es pflegst. Und das Größere dahinter: Das ganze Setup, das wir dir mitgeben, ist eine erprobte Vorlage — kein Korsett. Es gehört dir. Manche behalten diesen Ordner als ihr dauerhaftes Arbeits-System; andere nutzen ihn als Übungsplatz und setzen später ein sauberes, frisches Arbeits-Setup auf, in das sie die guten Teile (Briefing, Stil-Kit, Vorlagen) einfach mitnehmen. Beides geht — es ist nur Text, und es gehört dir.

1. Sammle 3 Momente, in denen der Mitarbeiter danebenlag oder du etwas neu erklären musstest.
2. Sag ihm, was er wissen müsste — er formuliert die neuen Briefing-Absätze, du fügst sie ins Doc „Mein Briefing" ein. (Danach kurz in deine Gems schauen: Hängt dort noch die alte Fassung als Wissensdatei, tausch sie gegen die neue.)
3. Teste es: Frag in einem neuen Gespräch etwas, das er früher falsch hatte. Spür den Unterschied.

Lass uns mein Briefing verbessern. Drei Dinge, die du über meine Arbeit
und mich wissen musst und immer wieder falsch machst oder neu fragst:
1. [z.B. „mit ‚Liste' meine ich meine Anrufliste, nicht den Verteiler"]
2. [z.B. „in Notizen immer festhalten, was ich zugesagt habe und bis wann"]
3. [z.B. „mein Ton: knapp, direkt, ohne Verkäufer-Sprech"]
Formulier mir daraus fertige Absätze für mein Briefing-Doc —
ich füge sie selbst ein. Zeig mir genau, was wohin gehört.

✓ Fertig wenn: dein Briefing gewachsen ist und du den Unterschied in den Antworten spürst.

Warum: Vor einem guten Anruf schaust du dir den Betrieb kurz an — Website, Leistungen, irgendwas fürs Gespräch. Bei einem vollen Callblock frisst genau das die Zeit. Dein Mitarbeiter kann das übernehmen: recherchieren, sortieren, ein Kurz-Dossier liefern — plus einen Vorschlag für den Einstiegssatz. Und weil er dein Briefing kennt, weiß er, worauf es dir dabei ankommt.

1. Nimm die nächsten Betriebe von deiner Anrufliste — oder einen Auftraggeber, bei dem du dich bewerben willst.
2. Lass den Mitarbeiter recherchieren (Vorlage unten) — er sucht im Web oder verarbeitet Links, die du ihm gibst.
3. Kurz-Dossier lesen, Einstiegssatz schärfen, anrufen. Was aufhebenswert ist, als Doc in notizen — mit Quellen, und Unsicheres mit [?] statt geraten.

Recherchiere für mich diesen Handwerksbetrieb, den ich gleich anrufe:
[Name + Ort — oder Website-Link]
- Was bieten sie an, wie treten sie auf?
- Größe, Besonderheiten, was fällt auf (mit Datum bei Neuigkeiten)
- Woran könnte bei denen gerade Zeit verloren gehen —
  Anfragen, Terminplanung, Angebote?
- Ein Vorschlag für meinen Einstiegssatz, konkret auf diesen Betrieb
Nur öffentliche Infos. Quellen dazuschreiben, Unsicheres mit [?]
markieren statt raten. Kompakt — ich habe 2 Minuten vor dem Anruf.

✓ Fertig wenn: du vor 3 echten Anrufen ein Kurz-Dossier hattest — und gemerkt hast, wie anders sich der Einstieg anfühlt.

Warum: Bis jetzt liegt alles in notizen. Das trägt — bis du mehrere Auftraggeber und Objekte parallel hast und der Mitarbeiter raten muss, welches du meinst. Ein Projekt-Ordner mit eigenem Briefing-Doc (worum geht's, Besonderheiten, Stand, deine Erfahrungswerte) macht aus „die KI kennt mich" ein „die KI kennt meine Aufträge". Wichtig: Das gilt für deine Dienstleistungsjobs und eigenen Vorhaben (auch Bewerbungen!) — die FlowPhase-Betriebe wohnen im Sales Hub, nicht hier.

1. Nimm deine zwei aktivsten Vorhaben — z. B. einen Auftraggeber mit wiederkehrenden Objekten, und deine Bewerbungen als eigenes „Projekt".
2. Leg in Drive unter projekte je einen Unterordner an. Dann lass dich vom Mitarbeiter pro Projekt interviewen (Vorlage unten) und exportier das Ergebnis als Briefing-Doc in den jeweiligen Ordner — dazu ein leeres Doc „Log" als Tagebuch.
3. Ab jetzt: Notizen und Ergebnisse eines Vorhabens kommen in seinen Ordner — und bei Fragen dazu hängst du das Projekt-Briefing mit an.

Ich lege einen Projekt-Ordner für [Auftraggeber / Objekt / Vorhaben] an.
Interview mich kurz: Worum geht's, Besonderheiten vor Ort,
aktueller Stand, nächste Schritte — und was du bei diesem
Vorhaben immer im Hinterkopf haben musst (ohne Kundendaten
des Auftraggebers — nur meine eigenen Erfahrungswerte).
Mach mir daraus ein kompaktes Projekt-Briefing —
ich exportiere es als Doc in den Projekt-Ordner.

✓ Fertig wenn: zwei Vorhaben einen eigenen Ordner haben und du eine Frage gestellt hast, die ein Projekt-Briefing genutzt hat.

Warum: Inzwischen hast du Gutes produziert — Übergaben, Angebots-Gerüste, Mails, Anschreiben. Der Pro-Move ist, nicht mehr bei null zu starten. Eine Vorlagen-Bibliothek heißt: Jedes wiederkehrende Stück startet bei 80 %, in deiner Struktur und deinem Ton. (Fürs FlowPhase-Nachfassen gilt weiter: Playbook-Vorlagen sind die Quelle — hier geht es um deine eigenen Stücke.)

1. Nimm ein Stück, auf das du stolz bist — ein Angebot für einen Reinigungsauftrag, eine Wochen-Übergabe, ein Bewerbungsanschreiben, das gut ankam.
2. Lass den Mitarbeiter das wiederverwendbare Gerüst herausziehen (Vorlage unten).
3. Als Doc in deinen Ordner vorlagen legen. Nächstes Mal: Vorlage anhängen und „mach das nach dieser Vorlage" — und jedes künftige Stück startet vorstrukturiert.

Nimm [dieses Angebot / diese Übergabe / dieses Anschreiben] — angehängt —
und zieh das wiederverwendbare Gerüst heraus:
- feste Teile (Struktur, Standardformulierungen) behalten
- variable Teile als [Platzhalter] markieren
- kurze Hinweise, was in jeden Abschnitt gehört
Ich exportiere es als Doc in meinen vorlagen-Ordner.

✓ Fertig wenn: du zwei Vorlagen hast und einmal „mach das nach dieser Vorlage" genutzt hast.

Warum: Du kennst das Problem aus erster Hand — die Stundenkalkulation eines Auftrags passt nicht zum echten Aufwand vor Ort, und du sitzt zwischen den Stühlen. In dieser Mission baust du dir dein eigenes Werkzeug dagegen: einen KI-Kalkulator, der aus den Auftrags-Parametern eine realistische Aufwands-Spanne macht. Du lernst dabei die vier Dinge, die den ganzen Lernpfad tragen: Wissen strukturieren, eine KI sauber briefen, Ergebnisse validieren — und ein System an der Realität kalibrieren.

1. Stufe 1 · Parameter ernten (ca. 30 Min, Zettel reicht): Nimm deine letzten 5 echten Aufträge und schreib je Auftrag auf: Was hat den Aufwand wirklich getrieben? Sammle daraus deine Parameter-Liste — z. B. Anzahl und Art der Fenster (Standard / Sprossen / Dachfenster / Schaufenster), Etage und Zugänglichkeit, Verschmutzungsgrad, Anfahrt und Parken, Zusatzwünsche, die vor Ort dazukommen — und dein Erfahrungswert: Was übersehen Disponenten am häufigsten?
2. Stufe 2 · Das Gem bauen (ca. 20 Min): Öffne Gemini → Gems → neues Gem „Aufwands-Kalkulator". Nutz das Anweisungs-Gerüst unten als Startpunkt — und dann mach es zu deinem: Ersetze die Beispiel-Parameter durch deine Liste aus Stufe 1, ergänze deine Faustregeln.
3. Stufe 3 · Rückwärts testen (ca. 20 Min): Lass das Gem 3 vergangene Aufträge kalkulieren, bei denen du die echte Zeit kennst. Vergleiche: Wo liegt es gut, wo daneben, und warum? Passe die Anweisung an. (Das ist der wichtigste Schritt — eine KI, die man nicht gegen die Realität getestet hat, ist eine Vermutungsmaschine.)
4. Stufe 4 · Die Kalibrier-Schleife (laufend, 2 Min pro Auftrag): Ab jetzt: Vor jedem Auftrag kalkulieren, nach dem Auftrag die Ist-Zeit ins Gem zurückmelden („Auftrag X: geschätzt 2,5 h, real 3,5 h — Grund: …"). Einmal pro Woche fragst du: „Was sollten wir an deinen Regeln ändern?" — und übernimmst, was überzeugt.

Du bist mein Aufwands-Kalkulator für Reinigungs-/Dienstleistungsaufträge (Schweiz).
Ich bin Profi im Feld — du rechnest, ich entscheide.

SO ARBEITEST DU:
1. Frag mich die Parameter strukturiert ab, EINE Gruppe pro Nachricht:
   a) Objekt: Art, Fensteranzahl je Typ [MEINE TYPEN], Etagen, Zugänglichkeit
   b) Zustand: Verschmutzungsgrad [MEINE STUFEN], Sonderflächen
   c) Rahmen: Anfahrtsminuten, Parksituation, Zusatzleistungen
2. Rechne dann eine Aufwands-SPANNE (optimistisch/realistisch/mit Puffer) in Stunden,
   mit kurzer Begründung je Posten. Nutze meine Faustregeln:
   [MEINE FAUSTREGELN, z. B. "Sprossenfenster = 3x Standardfenster",
    "Erstreinigung = Faktor 1,8", "je Etage ohne Lift +X Min"]
3. Nenne am Ende die 2 größten Unsicherheiten deiner Schätzung und was ich
   vor Ort prüfen sollte, bevor ich zusage.
4. Wenn ich dir nach dem Auftrag die Ist-Zeit melde, vergleiche sie mit deiner
   Schätzung, benenne die Abweichungs-Ursache und schlage vor, welche Faustregel
   wir anpassen sollten. Ich entscheide, was übernommen wird.

REGELN: Keine Kundendaten, keine Firmeninterna von Auftraggebern. Rechne in
Stunden, nicht in Geld — Preise sind meine Entscheidung. Antworte kompakt.

✓ Fertig wenn: dein Kalkulator bei 3 neuen Aufträgen in Folge auf ±20 % genau liegt.

Warum: Bis hier hast du Rezepte befolgt — und mit dem Kalkulator schon einmal erlebt, wie aus einem echten Ärgernis ein eigenes Werkzeug wird. Jetzt der Sprung: So wie beim Kalkulator — jetzt du. Du siehst selbst, wo in deinem Alltag der nächste Hebel steckt. Erfahrungsgemäß landet man dabei bei dem, was sich am häufigsten wiederholt — Vorbereitung und Nachbereitung. Aber du entscheidest, was für dich am meisten wehtut.

1. Sammle 3 wiederkehrende Zeitfresser aus deinem Alltag.
2. Lass den Mitarbeiter helfen, den lohnendsten zu schärfen: Wie oft? Wie viel Aufwand heute? Wo muss der Mensch drinbleiben? (Der Kalkulator ist dein Referenz-Beispiel: echtes Ärgernis → Parameter → Gem → kalibrieren.)
3. Halt das Ergebnis in einem Doc „Anwendungsfall" in deinem Ordner fest — das ist dein Workshop-Input.

Hier sind 3 wiederkehrende Aufgaben in meinem Alltag:
1. [z.B. „Betriebe vor dem Anruf recherchieren"]
2. [z.B. „Tagesnotizen in Wochen-Übergaben verwandeln"]
3. [z.B. „Bewerbungen auf neue Stellen zuschneiden"]
Hilf mir einzuschätzen, welche sich am meisten lohnt, als eigenes
Werkzeug zu bauen — so wie mein Aufwands-Kalkulator:
Aufwand heute, wie oft pro Woche/Monat, wo ich als Mensch drinbleiben muss.
Schreib mir eine kurze Empfehlung — ich exportiere sie als Doc
„Anwendungsfall".

✓ Fertig wenn: du ein Doc „Anwendungsfall" mit deinem lohnendsten Hebel hast.

Warum: Der beste Weg, etwas zu festigen, ist es weiterzugeben — einmal jemandem im Team einen Handgriff zeigen, und er sitzt bei dir doppelt. Und der Sprung von „ich mache mich schneller" zu „das läuft jetzt von allein" beginnt genau hier: aus deinen Vorlagen und deinem Anwendungsfall werden gebaute Lösungen.

1. Zeig jemandem einen deiner Handgriffe — einem Bekannten, der auch mit KI liebäugelt, oder Jan im Weekly (Notizen → Aufgabenliste, oder dein Kalkulator).
2. Sammle dein Doc „Anwendungsfall" und die offenen Fragen, die unterwegs aufkamen.
3. Plan den Workshop mit Jan — die großen Hebel: Vorbereitung und Nachbereitung automatisieren.

✓ Fertig wenn: du einen Handgriff weitergegeben und den Workshop mit Jan terminiert hast.

Warum: Einwände liest man nicht weg, man übt sie. Der Unterschied zwischen „ich weiß, was ich sagen müsste" und „es kommt von selbst" sind ungefähr zwanzig Wiederholungen — und die willst du nicht an echten Betrieben machen. Dein Mitarbeiter spielt dir jeden Typ, so oft du willst, und wird nie ungeduldig. Diese Mission ist wie gemacht für deine Kaltakquise — und die drei Klassiker kennst du schon: „kein Bedarf", „keine Zeit", „haben wir schon".

1. Gib ihm die Rolle: Wen soll er spielen? Je konkreter, desto nützlicher — Alter, Laune, Situation, wie viel Zeit er hat. (Das Telefon-Handbuch mit den elf Einwänden kannst du als Datei anhängen — dann spielt er sie realistisch.)
2. Führ das Gespräch wirklich. Tippen reicht, laut sprechen ist besser.
3. Übe gezielt die drei Klassiker, einen pro Durchgang: „Kein Bedarf" (kommt in den ersten zehn Sekunden), „keine Zeit" (will auflegen, bevor du beim Punkt bist), „haben wir schon" (glaubt, KI sei mit einem Chatbot-Abo erledigt).
4. Lass ihn danach hart auswerten: Wo bist du ins Rechtfertigen gerutscht? Wo hast du zu viel geredet? Wo hättest du aussteigen sollen?
5. Gleich nochmal — mit demselben Einwand, bis die Antwort sitzt.

Spiel bitte einen Rollenspiel-Partner für mich.

Du bist: [z.B. Inhaber eines Schweizer Handwerksbetriebs, 55,
12 Mitarbeiter, mitten im Tagesgeschäft, wenig Geduld, schon
dreimal diese Woche von Verkäufern angerufen worden].

Ich rufe dich an und will [Ziel des Gesprächs].
Bleib in der Rolle. Sei realistisch abweisend — nicht unhöflich,
aber auch nicht künstlich freundlich. Wenn ich etwas Gutes sage,
darfst du auftauen. Wenn ich schwafle, werd ungeduldig.

Bring im Lauf des Gesprächs einen dieser Einwände — echt, nicht
angekündigt: „kein Bedarf" / „keine Zeit" / „haben wir schon".

Nach dem Gespräch fällst du aus der Rolle und sagst mir ehrlich:
- an welcher Stelle hättest du aufgelegt
- wo habe ich zu viel geredet
- was war der stärkste Satz von mir
- was würdest du an meiner Stelle anders machen

Sei streng. Höflichkeit hilft mir hier nicht.

✓ Fertig wenn: du jeden der drei Klassiker dreimal geübt hast — und die Antwort ohne Nachdenken kommt.

Warum: Im einzelnen Gespräch siehst du nur das Gespräch. Über zwanzig Gespräche hinweg zeigen sich Muster — derselbe Einwand immer an derselben Stelle, eine Zielgruppe, die nie anbeißt, ein Satz von dir, der zuverlässig das Gespräch killt. Das ist die Mission, in der dein Ordner anfängt, dir etwas zu sagen, statt nur Dinge aufzubewahren.

1. Voraussetzung: Du hast eine Woche lang Notizen gemacht (Mission 1 und 5). Ohne Material kein Muster. (Es geht um deine Tagesnotizen — wie die Gespräche liefen, was du erlebt hast. Die Ergebnis-Zahlen wohnen im Sales Hub.)
2. Häng alle Notizen-Docs der Woche an und lass sie zusammen lesen — nicht einzeln, das ist der ganze Punkt.
3. Frag nach Mustern, nicht nach Zusammenfassung. Der Unterschied ist entscheidend.
4. Nimm dir eine Sache für nächste Woche vor. Nicht fünf.

Hier sind alle meine Notizen aus dieser Woche — angehängt.

Ich will keine Zusammenfassung, sondern Muster:
- Welcher Einwand kam am häufigsten? Wie oft genau?
- Gibt es eine Sorte Gesprächspartner, bei der es regelmäßig
  scheitert — und eine, bei der es regelmäßig funktioniert?
- Wo im Gesprächsverlauf bricht es typischerweise ab?
- Was habe ich mehrfach zugesagt und noch nicht erledigt?

Sag mir am Ende die EINE Sache, die ich nächste Woche
anders machen sollte. Nur eine, die wichtigste.

Wenn die Datenlage für eine Aussage zu dünn ist, sag das —
erfinde kein Muster, wo nur zwei Fälle sind.

✓ Fertig wenn: du einen Rückblick gemacht hast und eine konkrete Sache benennen kannst, die du nächste Woche anders machst.